|
评级档案管理制度 |
|
第一章 总则 第一条 根据监管部门要求和公司营业运营必要，为规范公司评级营业档案管理，渐渐建立和完美公司评级营业档案库，制订本制度。 第二条 评级档案由综合部指定专人负责管理；各评级营业部门应指定专人负责本部门营业档案的归集、整顿和移交。 第二章 评级档案的内容 第三条 评级档案包括评级营业档案、评级技术和营业管理系统档案、其它档案三类。 第四条 评级营业档案包括： 1. 公司制作的正式评级文件，包括评级报告（含跟踪评级报告）终稿及其附件、名誉等级通知布告、名誉等级关照书、名誉分析报告终稿； 2. 信评委会议纪要及信评委表决票； 3. 评级营业开展过程中的收集的有保存价值的资料：国家相干政策法规、行业信息、委托方及其发行的证券相干资料等； 4. 评级过程中分析师制作的有关工作底稿，包括资料清单、访谈提要、访谈记录、评级报告过程稿、数据表格等； 5. 评级营业开展过程中与评级委托方及相干机构进行营业联系收到的相干文件、函件，以及以公司名义发出的相干文件、函件； 6. 评级委托协议书或合同、保密协议、收费凭证（复印件），评级项目义务单。 第五条 评级技术和营业管理系统档案包括： 7. 评级方法、评级指标系统、评级标准、评级软件； 8. 评级营业相干管理制度。 第六条 其它档案包括行业研究报告、专题研究报告、组织翻译的国外资料等。 第七条 上述文档资料可能为纸质文档，也可能为电子文档，统一档案文件也可能同时存在纸质文档和电子文档。 第三章 档案管理的基本要求 第八条 纸质档案和电子文档资料分别管理。 第九条 对上述评级档案中的第1项，按照评级对象名称或其对应的客户代码分别立卷归档，并分年保管。 第十条 对上述评级档案中的2、3项，按照类型分年立卷归档。 第十一条 档案管理人员应建立公司电子文档资料管理数据库，对电子文档资料分客户或分类型进行归档。 第十二条 评级档案中的第1项中的（1）项和第3项的终稿，其电子文档资料的WORD和PDF版本，应建立专项数据库进行管理，并按照公司数据库管理制度要求及时备份。 第十三条 综合部档案管理人员应至少每月一次将存档的评级档案中的电子文档资料备份至移动存储设备（光盘、移动硬盘等）中进行保存，并对该移动存储设备进行妥帖保管。 第十四条 对于涉密档案，应按照《信息保密制度》进行保密处理。 第四章 档案移交 第十五条 评级项目负责人应在评级项目结束后5个工作日内，将该评级项目的所有资料和评级效果文件，按纸质文件和电子文档分别进行分类整顿后，移交本部门档案管理人员。 第十六条 部门档案管理人员进行初步审查和整顿后，将纸质文件和电子文档分别随同档案清单报综合部档案管理人员进行归档。 第十七条 评级委托协议或合同、收款凭证（复印件）由市场部门在合同签订或费用到帐后5个工作内日移交综合部档案管理人员归档。《合同管理办法》对合同管理有其他规定的，从其规定。 第十八条 研究报告、评级方法、营业管理制度等在定稿或颁布实施后5个工作日内，由研究项目负责人或相干责任人员提交综合部档案管理人员归档。 第十九条 一个评级项目由几个部门参与办理，在工作运动中形成的营业文件，由主理部门的项目负责人负责收集、移交档案管理人员进行归档。 第十十条 员工工作变动或离职时，应将经办的评级营业档案向接办人员进行移交，吻合归档条件的应进行归档。 第二十一条 营业人员有任务及时将相干文件按照本制度规定移交档案管理人员，部门档案管理人员和综合部档案管理人员有权敦促营业人员将应归档而未归档的文档资料进行归档。 第五章 档案借阅 第二十二条 查阅档案必须在档案借阅登记薄登记后方可借阅，调阅档案只限在公司内查阅，不能带出；必须带出公司查阅的，应填写“调阅单”并按照《评级信息保密制度》的要求经其部门主管或公司主管向导核准后向综合部档案管理人员调阅。 第二十三条 一样平常档案借阅时间最长不超过两周，超期还需使用该档案的，应办理续借手续。 第二十四条 借阅人须爱护档案，不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线和涂改。 第二十五条 借阅档案交还时，如发现损毁，综合部档案管理人员应立即报告公司主管向导处理。 第二十六条 需复制涉密文档资料（含电子文档资料）的，应按《评级信息保密制度》的要求经其部门主管或公司主管向导签字赞成。 第六章 档案的保存 第二十七条 评级营业档案应当保存至评级委托协议规定的服务期满后5年，或者评级对象存续期满后5年。评级档案的保存期限不得少于10年，其中电子文档资料应永世保存。 第二十八条 已超过保存期限或确无需要保存，经确定需烧毁的档案，由档案管理员编制烧毁清单，经公司总经理批准后烧毁。烧毁的档案清单应永世保存 第七章 附则 第二十九条 本制度仅针对评级档案，其他类型档案材料的管理由公司另行规定。第三十条 本制度由总经理办公会负责诠释、修订。 第三十一条 本制度于通过之日起实行。 |